Les descriptions devraient refléter les fonctions véritables de chaque demandeur.
Documenter les chevauchements sans doubler l’autorité sur papier
Expliquez toutes les décisions réellement partagées et les domaines attribués séparément. La reproduction d’un exposé identique peut masquer qui exécute ou dirige effectivement le travail au lieu de démontrer deux postes admissibles.
Préparez pour chaque gestionnaire un exposé individuel des fonctions, un tableau des pouvoirs, le lien hiérarchique, la responsabilité budgétaire et un dossier sur le personnel de soutien. Les réunions ou objectifs communs peuvent figurer dans les deux dossiers, mais les descriptions devraient préciser les décisions, les répartitions du temps et les responsabilités distinctes. Les documents de l’entreprise doivent aussi établir le lien de société mère, succursale, filiale ou société affiliée et montrer que l’organisation étrangère exerce ses activités commerciales; un dossier qui ne vise pas un nouveau bureau doit également démontrer les activités américaines. Pour chaque personne mutée, documentez une année continue admissible à l’étranger au cours des trois années pertinentes; pour une demande L-1A visant un nouveau bureau, cette année doit elle-même avoir été accomplie dans des fonctions de gestion ou de direction. La preuve devrait démontrer des fonctions principalement liées à la gestion ou à la direction plutôt qu’à la production courante. L’emploi de formulations identiques est une erreur fréquente, car il peut donner à des rôles véritables une apparence artificielle. Les dossiers de nouveau bureau exigent en outre des locaux suffisants, la capacité financière de rémunérer le bénéficiaire et de commencer à exercer des activités commerciales, ainsi qu’une voie crédible permettant de soutenir le travail de gestion avant la fin de la période initiale d’un an.
Exemple hypothetique : Un fabricant d’équipement de plein air desservant Petit-Saguenay prépare un dossier L-1A pour un gestionnaire de production et un autre pour un gestionnaire commercial. Le premier exposé traite des approbations de capacité, de la direction des superviseurs et de la transmission des problèmes de qualité; le second porte sur le pouvoir de fixer les prix, la politique de distribution et la direction des ventes. Un seul organigramme montre où ils collaborent sans attribuer exclusivement les mêmes subordonnés aux deux. Les procès-verbaux de réunions, les approbations, les preuves de paie, les dossiers d’emploi et les documents des entités sont classés selon le demandeur pertinent plutôt que photocopiés comme si tous les faits étaient interchangeables.